
Decluttering e Dichiarazione dei Redditi: come organizzare i documenti per il 730 e il Modello Unico
Se ti dico Decluttering correlato al 730 e Modello Unico sono certa che penserai: “Come potranno mai essere collegate queste attività?” oppure “Oddio cos’è il modello unico, non dovevo fare il 730”?
Keep calm, respira! E partiamo insieme dalle basi.
Cos’è il 730 e il Modello Unico?
In modo molto generico, ti dico che il 730 è un modello per la dichiarazione dei redditi dedicato ai lavoratori dipendenti e ai pensionati, il rimborso (nel caso di un credito) o la trattenuta (nel caso di un debito) si ottiene direttamente nella busta paga o nella rata della pensione.
Il Modello Unico invece, che dal 2016 si chiama ‘Modello redditi persone fisiche’, è sempre un modello per la dichiarazione dei redditi ma è dedicato ai lavoratori autonomi con Partita IVA o ai titolari di società. L’eventuale credito può essere richiesto all’Agenzia delle Entrate oppure può essere riportato l’anno successivo in compensazione con le imposte dell’anno successivo; nel caso di un debito invece si deve effettuare il pagamento con F24.
Se hai bisogno di informazioni in merito a scadenze, tempi di presentazione o di rimborso dei documenti o altro ti consiglio di chiedere ad un CAF o ad un commercialista.
Come organizzare i documenti per la Dichiarazione dei Redditi
Invece in questo articolo ci concentreremo insieme su come suddividere e catalogare tutti i documenti che tieni sparsi per casa o, nella migliore delle ipotesi, in quel cassetto della scrivania che ogni primavera eviti fino all’ultimo per non farti salire l’ansia.
Eh sì, perché in primavera devi preparare tutto per il commercialista o chi per esso e spesso non sai da che parte iniziare.
Fase 1: Cosa mi serve?
Per prima cosa devi capire di tutti i documenti che hai, quali servono e quali no.
Innanzitutto, per la dichiarazione dei redditi del 2025, dovrai prendere in considerazione tutto ciò che è stato pagato o ricevuto nel 2024. Quindi, durante l’anno in corso, ti consiglio di mettere tutti i documenti utili in un contenitore grande, tipo porta documenti.
Una volta raccolti tutti i documenti, puoi suddividerli in 4 macrocategorie: redditi, immobili, spese e detrazioni.
Documenti relativi ai redditi
Sono documenti relativi ai redditi tutti quelli che attestano qualsiasi reddito percepito nell’anno (che sia della busta paga o altro), ne cito alcuni come esempio: la Certificazione Unica (per i lavoratori dipendenti), le ricevute degli assegni di mantenimento, i documenti di eventuali redditi da terreni e fabbricati, o i documenti relativi ad altre forme di reddito di lavoro.
Documenti relativi agli immobili
Per immobili mi riferisco ad esempio alla pratica del mutuo per gli interessi del mutuo, o al contratto d’affitto, o all’atto del rogito per l’acquisto della prima casa (o anche seconda o terza? Beate voi!) e anche alla fattura di un’agenzia per l’intermediazione immobiliare.
Le spese
La categoria spese invece dovrebbe essere quella più ingombrante, nella quale puoi trovare fatture, ricevute escontrini.
A sua volta è utile dividere questa categoria in più sottocategorie perché possono essere davvero tante. Ne fanno parte le spese mediche, farmaceutiche o veterinarie; le spese per i figli che possono essere relative all’istruzione o allo sport; le spese per polizze assicurative sulla vita; le spese di colf, badanti o baby-sitter; le spese di mantenimento dell’ex coniuge; e altre ancora.
Detrazioni e bonus
Nella categoria detrazioni inserisci tutte le fatture relative ai lavori effettuati sulla tua abitazione grazie al quale puoi avere un recupero fiscale. Ad esempio, i bonus energetici, bonus ristrutturazione, o superbonus.
Nel dubbio, tieni un documento in più, piuttosto che uno in meno. Una volta dal commercialista o al CAF, chiedi consiglio a chi fa questo di professione!
Fase 2: Come li conservo?
Archiviazione digitale
Puoi conservare i documenti in formato digitale o in formato cartaceo.
Se scegli l’archiviazione digitale hai diverse opzioni e molto dipende da quanto materiale hai da conservare.
Nel caso in cui il materiale fosse poco, ti basterà creare delle macro-cartelle sul tuo pc.
Se il materiale invece è tanto, e sai che per tanti anni sarà così perché magari hai beneficiato di qualche detrazione, puoi utilizzare delle chiavette USB o hard disk esterni, oppure puoi passare all’archiviazione in Cloud utilizzando One Drive, iCloud Drive, oppure Google Drive, o Dropbox, dipende da cosa sei già abituata ad utilizzare, e anche da che pc o cellulare utilizzi.
N.B.: Se hai un PC e un cellulare Android non ti conviene usare iCloud Drive, perché funziona meglio per chi utilizza dispositivi Apple.
Qualsiasi sia la scelta che farai, ti basterà creare delle macro-cartelle corrispondenti alle macrocategorie di cui ti ho parlato poco fa e le eventuali sottocategorie, scansionare tutti i documenti, rinominarli inserendo il nome del professionista e la data. Ad esempio, per le fatture del dentista Pincopallino, da cui fai la pulizia dei denti un paio di volte all’anno, puoi scrivere Pincopallino e la data della fattura, così quando aprirai la cartella delle spese mediche avrai tutte le fatture di Pincopallino in ordine di data che saranno comunque in ordine alfabetico prima della fattura del ginecologo Taldeitali.
EXTRA TIP 1: mi raccomando la data è sempre ANNO/MESE/GIORNO.
L’archiviazione DIGITALE, spesso viene procrastinata con la scusa che “Tanto la ritrovo al volo” e rischia invece di essere persa per sempre. Per un lavoro fatto a regola d’arte, ti consiglio di archiviare subito dopo che l’hai ricevuta ogni fattura o scontrino utile. Se temi di potertene dimenticare, mettiti un promemoria per il weekend successivo relativo a ciò che devi scaricare e conservare al meglio!
Archiviazione cartacea
Se invece preferisci l’archiviazione cartacea puoi sbizzarrirti scegliendo tra cartelline colorate con elastici o con bottoni o con i faldoni, e dipende sempre da quanti documenti hai.
Nel caso in cui i documenti fossero pochi, ma appartenenti a diverse categorie puoi utilizzare queste cartelline portadocumenti. Ogni colore corrisponde ad una categoria (le macrocategorie di cui parlavamo prima) e mantenendo la corrispondenza colore-categoria per più anni ti verrà semplice andare in futuro a cercare un documento vecchio archiviato.
Puoi tenere le varie cartelline colorate di ogni anno vanno conservate in una cartelletta più grande. In questo modo avrai per ogni anno una cartelletta grande e all’interno sarà già tutto suddiviso per tipologia di documento.
Qualora invece i documenti fossero tanti, anche per ogni categoria, ti conviene utilizzare dei faldoni. Ce ne sono davvero di tutti i tipi e di tutti i colori, da quelli più seri da ufficio con un unico colore, a quelli che tenuti insieme rappresentano una foto o un’immagine e sono molto carini da tenere esposti. Come, ad esempio, questo con la Tour Eiffel (ah… quanto Amo Parigi!).
EXTRA TIP 2: quando usi i faldoni, non buttare la scatola nera che li contiene uno ad uno, soprattutto se decidi di tenerli posizionati in verticale: la copertura della scatola fa sì che non si infili la polvere tra i documenti.
EXTRA TIP 3: qualsiasi sia il faldone che sceglierai non bucare direttamente i documenti per metterli nel faldone, ma utilizza delle cartelline trasparenti con i buchi come queste.
In questo modo potrai aprire il faldone e far scorrere le cartelline anche milioni di volte, ma i documenti all’interno rimarranno intatti. Inoltre, se conservi i documenti in una zona della casa o cantina che potrebbe essere un po’ umida, le cartelline in plastica conserveranno al meglio i documenti.
Fase 3: Etichette per archiviazione cartacea
Potrebbe sembrare inutile in questo campo etichettare tutto, ma tu sei sicura di ricordarti esattamente dove sarà quel contratto di affitto per il quale hai già versato correttamente le tasse quando fra dieci anni l’agenzia delle entrate ti manderà una bella letterina di mancata dichiarazione? Non credo proprio, quindi proviamoci insieme! Puoi farlo quasi a costo zero.
La soluzione più easy e veloce è prendere un bel pennarello indelebile (colore assolutamente a tua scelta, ma eviterei i colori chiari, visto che per almeno dieci anni quei documenti dovrai conservarli) e scrivere sulla cartelletta più grande, o nel caso dei faldoni sul fianco, l’anno di riferimento. Puoi anche scrivere sulle cartelline trasparenti la categoria, ma fai attenzione a far asciugare bene la scritta prima di archiviarlo o si rovinerà quanto hai scritto.
Soluzione più carina e ordinata invece è utilizzare delle etichette adesive su cui puoi scrivere direttamente tu a mano oppure, per una cosa super professional, puoi mettere il foglio di etichette nella stampante e creare le scritte da pc. Il plus di questa soluzione è che le etichette si attaccano su qualsiasi materiale tu compri per contenere i documenti, senza rovinare le scritte; il contro è che è una soluzione un po’ più costosa e devi avere una stampante in casa (o usi quella del tuo migliore Amico! SHHH! Io non ti ho detto nulla!).
Soluzione da PRO invece, che è la più cara, ma anche la più duratura è utilizzare un’etichettatrice con la quale puoi stampare in diversi formati, caratteri e colori, perché ormai ci sono ricariche di qualsiasi colore.
L’impatto economico iniziale ammetto che è considerevole, ma poi dovrai solo comprare le ricariche.
Questa soluzione ovviamente non te la consiglio se hai tre documenti l’anno da mettere in dichiarazione dei redditi, ma solo se sai già che potresti ammortizzarne l’acquisto utilizzandola anche in altri ambiti come il materiale scolastico dei tuoi figli, o il materiale per il tuo ufficio o il tuo negozio.
Gli articoli che ti ho mostrato oggi sono solo immagini prese da Amazon e da Pinterest, ma puoi reperire quasi tutto facilmente, anche nei supermercati o in negozi dedicati alla cancelleria o all’ufficio.
E allora non mi resta che augurarti una buona conservazione di tutti i tuoi documenti per poter recuperare tanti bei soldini con la prossima dichiarazione dei redditi!
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